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Support

Häufig gestellte Fragen und Antworten:

SimpliMed23 ist weitestgehend leicht zu erlernen und intuitiv zu bedienen. Bei einigen Funktionen ist es aber dennoch erforderlich, diese näher zu erläutern. Aus diesem Grund finden Sie hier die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengestellt. Bitte klicken Sie auf die jeweilige Frage, um die entsprechende Antwort anzeigen zu lassen.

Wie führe ich ein Update auf meinem PC durch?

Diese Anleitung soll Ihnen Hilfestellungen für die Installation eines Programmupdates geben. Die folgenden Kapitel beschreiben Schritt für Schritt, wie die Installation eines Updates durchgeführt werden soll. Der Updateprozess beinhaltet die Aktualisierung des Programms (Programmupdate) sowie die Aktualisierung Ihrer Datenbank (Datenbankupdate). Beide Aktualisierungen sind also Bestandteil des Updateprozesses. Ergänzend wird in dieser Anleitung darüber informiert, was bei einem Umstieg vom SimpliMed Praxismanager auf SimpliMed23 zu beachten bzw. wie dabei vorzugehen ist. Verwenden Sie bereits SimpliMed23, kann dieses Kapitel ausgelassen werden. weiter...

Wie übertrage ich meine Daten auf einen neuen PC?

Diese Anleitung soll Ihnen Hilfestellungen für die Übertragung Ihres Simplimed23 auf einen neuen Computer geben. Die folgenden Kapitel beschreiben Schritt für Schritt, wie die Installation der Software SimpliMed23 auf dem neuen Computer durchgeführt wird und bestehende Daten dorthin übertragen werden. Dieser Prozess beinhaltet die Installation des Programms sowie die Aktualisierung Ihrer Datenbank (Datenbankupdate). weiter...

Fragen & Antworten:

Kann ich SimpliMed23 auf mehreren PCs verwenden?
Können unterschiedliche Geschäftszweige verwaltet werden?
Kann ich SimpliMed23 auch auf meinem Apple Macintosh nutzen?
Sind wir bei der Anpassung der Formulare usw behilflich?
Können meine Daten mit Microsoft Outlook synchronisiert werden?
Welche Kosten entstehen mir, wenn ich SimpliMed23 kaufe?
Wie funktioniert die Fernwartung bzw. Fernschulung?
Wie funktioniert die Lizenzierung, wie erhalte ich eine Seriennummer?
Sind die Versicherungstarife und Gebührenverzeichnisse immer aktuell?
Arbeitet SimpliMed mit Microsoft SQL Server zusammen?

Weitere Fragen & Antworten:

Backup (Datensicherung)
Backup: Wie fertige ich eine Notfallsicherung an?

Mit Hilfe des Datenbanktools ist es selbstverständlich auch möglich, eine Notfallsicherung zu erstellen. Standardmäßig steht diese Funktion auch in SimpliMed23 zur Verfügung. Sollte sich SimpliMed aber aus irgendwelchen Gründen nicht starten lassen, kann die Notfallsicherung auch mit dem Datenbanktool durchgeführt werden.

Wie bereits beschrieben, wird die Datenbankdatei gesichert, die unten links im Datenbanktool angezeigt wird. Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche: „Weiter“ und wählen im folgenden Dialog den Ordner oder das Laufwerk aus, wohin die Notfallsicherung gespeichert werden soll und klicken dann auf: „Speichern“. Die Notfallsicherungsdatei ist dann gespeichert.

Das Zurücksetzen der Einstellungen ist grundsätzlich auch in SimpliMed23 selbst möglich. Sollte sich SimpliMed aber nicht mehr starten lassen, können die Einstellungen des Programms auch mit Hilfe des Datenbanktools auf ihre Standardwerte zurückgesetzt werden. Das Zurücksetzen der Einstellungen hat keine Auswirkungen auf die gespeicherten Daten in Ihrer Datenbankdatei. Es werden lediglich die Einstellungen des Optionsdialogs sowie andere SimpliMed Einstellungen auf ihre Grundwerte zurückgesetzt. Danach sollte SimpliMed wieder korrekt starten, so dass Sie mit Ihrer Arbeit fortfahren können.

Backup: Wie spiele ich eine Notfallsicherung wieder ein?

Bestimmte Situationen können es erforderlich machen, eine Notfallsicherung zurückzuspielen. Dies ist z.B. dann erforderlich, wenn die aktuell verwendete Datenbankdatei beschädigt wurde oder aus dieser versehentlich Daten gelöscht wurden.

WICHTIG! Das Zurückspielen einer Notfallsicherung ersetzt die aktuell verwendete Datenbankdatei vollständig. Sind in der aktuell verwendeten Datenbankdatei Daten enthalten, wie z.B. Rechnungen, die in der älteren Notfallsicherung nicht enthalten sind, so können diese vorher exportiert und nach dem Zurückspielen der Notfallsicherung wieder importiert werden. Eine detaillierte Anleitung finden Sie auch im Kapitel: 8.1.11.1.

Klicken Sie nun auf: „Weiter“. Im folgenden Dialog werden Sie dazu aufgefordert, die gewünschte Notfallsicherungsdatei auszuwählen. Standardmäßig wird der Inhalt des Ordners: „Backup“ angezeigt. Durch Navigieren im oberen Ordnerbereich ist es aber auch möglich, einen anderen Ordner oder einen externen Datenträger auszuwählen. TIPP: Durch Anklicken des Spaltenkopfes mit der Bezeichnung: „Änderungsdatum“ können Sie die Liste der Notfallsicherungsdateien nach ihrem Erstellungsdatum sortieren. Auf diese Weise sehen Sie dann sofort die jüngste und die älteste der Notfallsicherungsdateien. Wählen Sie dann die gewünschte Datei aus und klicken auf die Schaltfläche: „Weiter“.

HINWEIS! Sollte eine Notfallsicherung zurückgesichert werden, die nicht zur gleichen Version passt, wie das installierte Programm, ist es erforderlich, nach dem Zurücksichern das Datenbanktool erneut zu starten, um ein Datenbankupdate durchzuführen.

Buchhaltung
Buchhaltung: Wie kann ich autom. erstellte Buchungen in der Buchhaltung stornieren?

Viele Einnahme-Buchungen werden in der Buchhaltung von SimpliMed23 automatisch generiert. So zum Beispiel beim Ausgleichen eines offenen Postens oder beim Eintragen einer Barzahlung. Die dadurch generierten Buchungen können nicht storniert oder geändert werden, da diese Buchungen immer einen sog. Ursprungseintrag besitzen, dessen Daten dann auch geändert oder gelöscht werden müssten. Ursprungseinträge können z.B. offene Posten sein. Markieren ISe desshalb die betreffende Buchung mit der rechten Maustaste und wählen die Funktion: "Posten Wiederherstellen". Die Buchung wird dann storniert und der offene Posten kann erneut ausgeglichen werden.

Buchhaltung: Wie übergebe ich meine Daten an den Steuerberater?

Die Buchhaltung von SimpliMed23 verfügt über umfangreiche Möglichkeiten, die gespeicherten Buchungen in ein anderes Format zu exportieren. Diese Funktion wird zum Beispiel immer dann angewendet, wenn die gespeicherten Buchungen im Rahmen der DATEV Schnittstelle an einen Steuerberater weitergegeben werden müssen. Um die Buchungen zu exportieren, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste in die Symbolleiste auf die Schaltfläche: „Buchungen Exportieren“. Im folgenden Dialog ist auszuwählen, ob alle markierten Buchungen, oder die Buchungen eines bestimmten Zeitraumes, exportiert werden sollen. Werden im SimpliMed- Programm unterschiedliche Mandanten verwaltet, kann ebenfalls ausgewählt werden, für welchen Mandanten die Buchungen exportiert werden sollen. Wurden die notwendigen Einstellungen getroffen, so klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche: „Weiter“.

Wurde die Option gewählt, die Buchungen für einen bestimmten Zeitraum zu exportieren, so ist im folgenden Dialog der gewünschte Zeitraum einzustellen. Markieren Sie hierzu mit der linken Maustaste die entsprechende Option und stellen den gewünschten Zeitraum ein. Wurden die notwendigen Einstellungen getroffen, klicken Sie erneut mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche: „Weiter“. Nun können Sie im Auswahlfeld: „Exportformat“ bestimmen, in welchem Format die Buchungsdaten exportiert werden sollen. Haben Sie das gewünschte Format festgelegt, klicken Sie wiederum mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche: „Weiter“. Jetzt ist noch festzulegen, wohin und mit welchem Dateinamen die Datei gespeichert werden soll. Wurden Buchungen exportiert, kann die Datei z.B. via Email an den Steuerberater gesendet werden.

Datenbankdatei
Datenbankdatei: Wie kann ich eine SimpliMed Datenbankdatei bzw. eine SQL Server Datenbankdatei zu Wartungszwecken zur SimpliMed GmbH hochladen?

Ab der Release 7.9.0 ist es mit Hilfe des Datenbanktools möglich, die aktuell verwendete Datenbankdatei verschlüsselt und passwortgesichert zu Wartungszwecken auf unseren FTP Server hochzuladen.

Im unteren, linken Bereich des Datenbanktools wird die aktuell von SimpliMed verwendete Datenbankdatei angezeigt. Standardmäßig gibt es immer nur eine Datenbankdatei. Da es in SimpliMed23 aber möglich ist, weitere Datenbankdateien hinzuzufügen, besteht an dieser Stelle ebenfalls die Möglichkeit, eine andere Datenbankdatei zu wählen. Um eine andere Datenbankdatei auszuwählen, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf den Button mit den drei Punkten […] und wählen die gewünschte Datenbankdatei aus.

WICHTIG! Für die Aufgaben des Datenbanktools wird immer die Datenbankdatei verwendet, die unten links angezeigt wird. Soll z.B. ein Datenbankupdate durchgeführt werden, wird die Datenbankdatei aktualisiert, die unten links angezeigt wird. Sind auf dem PC mehrere Instanzen von SimpliMed23 vorhanden oder befindet sich dort zusätzlich eine ältere Version des SimpliMed Praxismanagers, so sind auf dem PC auch mehrere Konfigurationsdateien verfügbar. In der unteren, rechten Ecke des Datenbanktools ist es möglich, die Konfigurationsdatei auszuwählen. Je nachdem, welche Konfigurationsdatei hier ausgewählt wurde, wird unten links die Datenbankdatei angezeigt, die in der gewählten Konfigurationsdatei eingetragen ist. mehr...

Datenbankdatei: Wie kann ich die von der SimpliMed GmbH geänderte bzw. reparierte Datenbankdatei wieder zurück auf meinen Rechner laden:

Ihre Datenbankdatei wurde überprüft und alle notwendigen Updates bzw. Reparaturen vorgenommen. Wir haben sie Ihnen auf unserem FTP Server zum Download bereitgestellt. Von dort können Sie diese nun wieder zurückholen. Beenden Sie das SimpliMed Programm und starten bitte das Datenbanktool. Wählen Sie dort die Funktion: "Ich möchte meine Datenbankdatei vom FTP Server zurückholen" und klicken auf „Weiter“. Das Datenbanktool wird dann eine Verbindung zum FTP Server aufbauen und die Datenbankdatei auf Ihren PC übertragen. Danach können Sie das SimpliMed Programm wieder ganz normal starten. weiter...

Datenbankdatei: Warum ist meine Datenbankdatei so oft beschädigt?

SimpliMed23 speichert alle seine Daten, also Adressen, Rechnungen usw. in einer einzelnen Datenbankdatei. Diese Datenbankdatei hat den Namen: „Datenbank.dbx“ und befindet sich standardmäßig im Ordner: “...\Eigene Dokumente \ Praxisdaten\“. Alle Einstellungen von SimpliMed23 werden in der Datei „CrossMed.ini“ gespeichert. Diese befindet sich im selben Ordner. Beiden Dateien sind notwendig, damit SimpliMed23 korrekt gestartet und betrieben werden kann. Verwenden Sie das Betriebssystem Windows XP, befinden sich die Dateien im Ordner: „...\Eigene Dateien \ Praxisdaten\“. Der Ordner: „Eigene Dokumente“ bzw. „Eigene Dateien“ sind sogenannte Windows Systemordner und sollten weder gelöscht noch verschoben werden.

WICHTIG! Durch die Verwendung der PC-eigenen Stromsparfunktionen (Powermanagement) kann es zu Defekten an der Datenbankdatei kommen und somit gegebenenfalls zum Verlust von Daten. Wenn die Stromsparfunktion bestimmte Teile des Betriebssystems ausschaltet, während SimpliMed23 noch geöffnet ist, können Daten, die sich im Arbeitsspeicher befinden, nicht mehr richtig gespeichert werden. Dies gilt insbesondere für Installationen in einer Netzwerkumgebung. In diesem Fall sind gleich mehrere PCs von diesen Einstellungen betroffen. Denn die Stromsparfunktionen können zum Beispiel auch auf dem Server aktiviert sein.

Besonders kritisch ist die Verwendung einer sogenannten NAS (Netzwerkfestplatte). Denn diese hat i. d. R. nicht dieselbe Prozessor-Geschwindigkeit, wie ein richtiger PC und die Daten werden somit immer verzögert gespeichert. NAS Geräte sollten daher immer nur für ihre ursprüngliche Aufgabe, nämlich der Datenspeicherung (Datensicherung) verwendet werden und nicht als Server für eine Datenbankdatei. Auch das häufige Kopieren der Datenbankdatei auf einen USB Stick kann zu Defekten führen. Es gilt also, die Stromsparfunktionen der betroffenen PCs im Betriebssystem vollständig auszuschalten und SimpliMed23 über den Tag hinweg regelmäßig zu beenden, wenn dieses gerade nicht benötigt wird.

TIPP: Die Verwendung des kostenlosen Microsoft SQL Servers Express als Datenbank-Server umgeht alle Problematiken, die sich mit beschädigten Datenbankdateien ergeben. Denn ein SQL Server verwaltet die Daten aktiv. Insb. in Netzwerkumgebungen stellt dieses nicht nur eine robuste, quasi „unkaputtbare“ Datenbankverwaltung dar, sondern stellt die Daten auch sehr viel schneller zur Verfügung. Mehr dazu lesen Sie unter: www.simplimed.de/support/sqlserver“

Datenbankdatei: Heute Morgen waren auf einmal alle meine Daten weg und ich hatte wieder eine Testversion. Was ist da passiert?

Durch einen vermuteten Fehler in der Windows-eigenen Systemwiederherstellung kann es vorkommen, dass nach einer längeren Betriebszeit, z.B. nach einem oder mehreren Jahren, zwei von SimpliMed benötigten Konfigurationsdateien aus dem Ordner: "Praxisdaten" entfernt werden. Dieses gilt sowohl für SimpliMed23 als auch für dessen Vorgänger SimpliMed Praxismanager. Hierbei handelt es sich um die Dateien: "SimpliMed.ini" beziehungsweise "CrossMed.ini" sowie die Datei: "Lizenzierung.ini".

Wird das SimpliMed Programm dann neu gestartet, wird die Meldung ausgegeben, dass die Testzeit abgelaufen ist. Es ist dann erforderlich, SimpliMed auf die bekannt Weise wieder neu zu lizenzieren. Da die Konfigurationsdatei ebenfalls nicht mehr vorhanden ist, wird beim Start von SimpliMed eine neue Konfigurationsdatei mit den Standardeinstellungen erstellt. Aus diesem Grund kann das Erscheinungsbild von SimpliMed auch leicht vom gewohnten Erscheinungsbild abweichen.

In der Konfigurationsdatei (SimpliMed.ini oder CrossMed.ini) sind auch die Pfadeinstellungen zu den einzelnen Formularen wie Standardrechnungsformular oder Kompaktrechnungsformular gespeichert. Wurden individuelle Änderungen an einigen Formularen vorgenommen und diese individuell angepassten Formulare unter einem anderen Dateienamen gespeichert, (beim Bearbeiten eines Formulars wird i.d.R. eine Kopie unter einem anderen Dateinamen angelegt) muss dieses individuell angepasste Formular über den Formulardesigner-Dialog wieder zugeordnet werden.

Darüber hinaus sind in der Konfigurationsdatei auch der Pfad zur Datenbankdatei bzw. die Einstellungen für den SQL Server gespeichert. Befindet sich die verwendete Datenbankdatei nicht im Ordner: "Praxisdaten" oder hat einen anderen Dateinamen, so ist es auch erforderlich, über die Funktion "Datenbankdatei Öffnen" die richtige Datenbankdatei zuzuordnen bzw. bei der Verwendung eines SQL Servers die richtigen Einstellungen vorzunehmen.

Druckprobleme
Druckproblem: Beim Versuch, eine Rechnung zu drucken, passiert nichts. Was muss ich machen?

Wird beim Versuch, eine Rechnung oder ein sonstiges Formular auszudrucken, die Meldung ausgegeben, dass die angegebene Formularvorlage nicht gefunden werden kann, so ist es möglich, mit der beschriebenen Funktion: "Zuordnen" die betreffende Formularvorlage auszuwählen und somit wieder zuzuordnen. Wenn an dieser Stelle aber nicht bekannt ist, welche Formularvorlage ausgewählt werden soll bzw. in welchem Ordner sich die richtige Formularvorlage befindet, ist es möglich, die Standardpfadeinstellungen für alle Formulare auf einmal zurückzusetzen. Klicken Sie bitte einmal mit der linken Maustaste auf die Markierung rechts neben der Schaltfläche: "Zuordnen" und wählen die Funktion: "Zurücksetzen". Danach wird allen in diesem Dialog angegebenen Formularen ihr Standardpfad zugewiesen.

Bitte gehen Sie folgendermaßen vor, um die Pfadeinstellungen der einzelnen Formulare des Formulardesigners auf die Grundwerte zurückzustellen:

Verwenden Sie SimpliMed23, klicken Sie bitte einmal mit der linken Maustaste oben rechts auf den Systembutton und wählen die Funktion: "Formulardesigner".

Verwenden Sie den SimpliMed Praxismanager, klicken Sie einmal oben links auf den Menüpunkt: "Extras" und wählen die Funktion: "Formulardesigner".

Im folgenden Dialog klicken Sie bitte einmal mit der linken Maustaste auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Knopf "Zuordnen" und wählen dort die Funktion: "Zurücksetzen".

Versuchen Sie danach, das gewünschte Formular zu öffnen oder z.B. beim Drucken einer Rechnung anzuwenden.

HINWEIS! Befinden sich Ihre Formulare zentral auf einem Server, so klicken Sie nach dem Zurücksetzen ebenfalls auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Button: "Zuordnen" und wählen die die Funktion: "Gesamtzuordnung". Wählen Sie im folgenden Dialog den Ordner auf dem Server aus, der die Formulare beherbergt.

WICHTIG! Wurden in der Vergangenheit individuelle Änderungen z.B. am Standardrechnungsformular oder am Kompaktrechnungsformular vorgenommen, dann wurde das geänderte Formular wahrscheinlich unter einem anderen Dateinamen abgespeichert. Nach dem Zurücksetzen der Pfadeinstellungen wird aber wieder auf das Originalformular zugegriffen.

Der Dateiname für das Original Standardrechnungsformular lautet z.B.: "Standardrechnung-blg". Das geänderte Formular kann dagegen z.B. den Dateinamen: "Standardrechnung_001" haben.

Um dem Standardrechnungsformular also eine andere Formulardatei zuzuordnen, markieren Sie bitte den Eintrag Standardrechnungsformular im Formulardesigner-Dialog und klicken dann einmal mit der linken Maustaste auf den Button: "Zuordnen".

Wählen Sie im folgenden Dialog den richtigen Dateinamen aus. Wissen Sie nicht mehr, in welcher Datei sich Ihr individuell geändertes Formular befindet, öffnen Sie ganz einfach ein Formular nach dem anderen und testen, ob es sich um die richtige Formularvorlage handelt.

Druckproblem: Wenn ich eine Rechnung drucke, erscheint nicht meine Adresse auf dem Briefkopf!

Mit den Multi-Mandanten Funktionen stellt SimpliMed23 eine sehr komfortable Möglichkeit zur Verfügung, um z.B. mehrere Geschäftszweige, Therapeuten oder Niederlassungen zu verwalten. Jedem Eintrag in SimpliMed, sei es einer Adresse, einer Rechnung, einem offenen Posten oder einer Buchung muss ein Mandant zugeordnet sein. Wir ein Mandant aus er Mandantenverwaltung entfernt, wie dieser z.B. nicht benötigt wird oder doppelt vorhanden war, kann es sein, dass der betreffenden Rechnung dieser Mandant zugeordnet war.

Wenn z.B. im Modul Finanzverwaltung / Rechnungen die Tabelle ganz nach rechts gescrollt wird, ist sehr leicht zu kontrollieren, ob allen Rechnungen ein gültiger Mandant zugeordnet ist. Ist dieses n nicht der Fall kann den betreffenden Rechnungen über die Funktion: „Rechnungen Anpassen“ ein gültiger Mandant zugeordnet werden. Markieren Sie dazu die betreffenden Rechnungen und klicken dann auf eines dieser Rechnungen mit der rechten Maustaste. Wählen Sie hier die Funktion: „Rechnungen Anpassen“. Wählen Sie im folgenden Dialog den gewünschten Mandanten und markieren die gleichnamige Checkbox. Klicken Sie dann auf Weiter. Alternativ ist es auch möglich, einen Datenüberprüfungslauf durchzuführen.

Druckproblem: Das Rezept wird nicht richtig gedruckt, wie kann ich das anpassen?

Rezepte und Belege im DIN A6 oder DIN LANG Format, die mit SimpliMed23 bedruckt werden sollen, werden standardmäßig auf einer DIN A4 Vorlage zur Verfügung gestellt. Dieses ist deshalb erforderlich, da die meisten Drucker kleinere Formate wie DIN A6 zentriert bedrucken. Zu diesem Zweck wird bei diesen Druckern die manuelle Papierzufuhr verwendet. Hier wird die Arretier-Schiene soweit verschoben, dass das Rezept- oder der Belegformular, zentriert eingelegt werden kann.

Wird ein Rezept- bzw. Belegformular gedruckt, ist in der Druckvorschau also standardmäßig ein DIN A4 Blatt zu sehen, auf der Druck mittig angeordnet ist. Dem Drucker wird also der Befehl erteilt, auf einer DIN A4 Seite auszudrucken, in den Drucker wird aber trotzdem nur ein DIN A6 oder DIN LANG Blatt eingelegt.

Sollte der Druck nichts ganz zentriert sondern ein bisschen zu weit links oder rechts erfolgen, so muss die betreffende Formularvorlage im Formulardesigner geöffnet und angepasst werden. Wurde die betreffende Formularvorlage im Formulardesigner geöffnet, können Sie dort mit der Tastenkombination: „Strg+A“ alle Elemente des Formulars markieren und diese mit gedrückter linker Maustaste bzw. mit den Cursortasten auf der Tastatur nach links oder rechts verschieben. Anstelle von „Strg+A“ ist es auch möglich mit geduckter linker Maustaste alle Elemente der Formularvorlage auf einmal zu selektieren. Speichern Sie die Formularvorlage danach ab und drucken das Rezept oder den Beleg erneut aus. Wiederholen Sie diese Schritte, bis die Formatierung richtig ist.

Für Drucker, bei denen das Rezept oder der Beleg nicht zentriert bedeckt werden sollen oder können, ist die oben beschriebene Vorgehensweise ebenfalls anzuwenden. Darüber hinaus werden für diesen Fall in SimpliMed23 aber spezielle Formularvorlagen ausgeliefert. Die Formularvorlagen haben als Dateinamen allesamt den Zusatz: „_s.crd“.

Für das Rezept in der Größe DIN LANG wird standardmäßig die Formularvorlage: „Rezept_DIN_Lang.crd“ verwendet. Bei dieser Formularvorlage befinden sich die Elemente des Formulars, also auf einer Din A4 Seite (210 x 297 mm). Bei der Formularvorlage: „Rezept_DIN_Lang_s.crd“ befinden sich dagegen alle Elemente auf einer DIN LANG Seite (99 x 210 mm). Um diese Formularvorlage zu verwenden, klicken Sie bitte einmal mit der linken Maustaste auf die Funktion Formulardesigner, wählen dort den Eintrag: „Rezept neutral DIN LANG“ und klicken dann auf die Schaltfläche: „Zuordnen“. Wählen Sie im folgenden Dialog die Datei: „Rezept_DIN_Lang_s.crd“ aus und klicken auf öffnen. Nun können Sie diese Formularvorlage verwenden.

Fernwartung
Fernwartung: Was ist bei der Fernwartung zu beachten?

Mit der Fernwartung bieten wir eine komfortable Möglichkeit, Hilfestellungen und Problemlösungen durchzuführen. Fast alle unserer Kunden nutzen dieses zeitgemäße und unkomplizierte Verfahren, um eine individuelle Einführung in die Software oder eine gezielte Hilfestellung bei Problemen zu erhalten.

Während der Fernwartungsverbindung wird parallel ein telefonischer Kontakt zwischen den Teilnehmern gehalten. Auf diese Weise verhält sich die Art der Schulung so, als würde der technische Mitarbeiter zusammen mit Ihnen vor Ihrem PC sitzen. Um die Möglichkeiten der Fernwartung nutzen zu können, muss Ihr PC auf das Internet zugreifen können.

Die Übertragung erfolgt absolut sicher und verschlüsselt, so dass keine weiteren Personen Zugriff erhalten. Um dieses zu gewährleisten, wird bei Verbindungsaufnahme der beiden PCs untereinander telefonisch ein persönliches Kennwort ausgetauscht.

Um die Fernwartung zu starten, rufen Sie bitte eine der beiden folgenden Internetseiten auf: www.abrechnungsprofi.de oder www.simplimed.de.

TIPP: Geben Sie die Internetadresse direkt oben in die Sucheingabe Ihres Internetbrowsers ein und nicht als Sucheingabe bei Google, so wird die gewünschte Seite sofort angezeigt.

Klicken Sie dann einmal links unten auf: "Fernschulung". Scrollen Sie auf der folgenden Seite ganz nach unten.

Klicken Sie nun bitte einmal auf den Button: "Fernwartung" und wählen hier die Option: "Ausführen". Sollten Sie einen anderen Browser als den Microsoft Internet Explorer verwenden, steht Ihnen nur die Option: "Speichern" zur Verfügung. Wählen Sie diese Option und achten darauf, wohin Ihr Browser die Datei: "Fernschulung.exe" speichert und führen diese Datei dann aus.

WICHTIG! Haben Sie eine spezielle Firewall oder Zonealarm installiert, so müssen Sie die Verbindungsaufnahme mit diesem Programm zulassen bzw. für die Zeit des Fernwartungszugriffs ausschalten.

Wenn die Fernwartung beginnen soll, teilen Sie uns, z.B. per Email, die ID Nummer mit, die Sie im Fernschulungstool angezeigt bekommen.

Formulardesigner
Formulardesigner: Ich habe von einem Mitarbeiter der SimpliMed GmbH für mich angepasste Formulare als Dateianhang zur Email erhalten. Was soll ich damit machen?

Sie hatten die SimpliMed GmbH damit beauftragt, Anpassungen an Ihrem Standardrechnungsformular bzw. Kompaktrechnungsformular vorzunehmen. Bitte speichern Sie die an diese Email angehängte(n) Formulardatei(en) in den Ordner, in dem sich Ihre Formulardateien befinden. In der Regel ist dieses der Ordner „Eigenen Dokumente\Praxisdaten\Formulare“. Achten Sie bitte darauf, dass beim Abspeichern der angehängten Dateien die alten Formulardateien auch wirklich durch die neuen Formulardateien ersetzt werden.

Formulardesigner: Ich würde gerne ein Logo in mein Standardrechnungsformular bzw. mein Kompaktrechnungsformular einfügen. Wie geht das?

Um ein Bild oder ein Logo mit Hilfe des Formulardesigners z.B. in das Standardrechnungsformular oder das Kompaktrechnungsformular einzufügen, benötigen wir eine Grafikdatei. Word- und PDF-Vorlagen stellen bereits fertige Dokumente dar und lassen sich deshalb nicht als Grafik weiterverarbeiten. Wir benötigen die Grafik optimaler Weise als Vektor-basierte Grafik, da sich diese frei skalieren lässt. Die gängigen Grafikformate hierfür wären *.WMF (Windows-Meta-File), *.EMF (Enhanced-Meta-File), *.AI (Adobee Illustrator) oder *.CDR (CorelDraw). Eine *.EPS Grafik könnte auch verwendet werden, müsste von uns aber erst konvertiert werden. Bildformate wie *.JPG, BMP, TIF oder PNG lassen sich zwar auch mit Hilfe des Formulardesigner einfügen, zeigen aber beim Ausdrucken gewisse Treppeneffekte und lassen sich nicht frei skalieren, da diese Bildformate für die Darstellung am Bildschirm entwickelt wurden und nicht für den Druck.

ifap Praxiscenter
ifap: Seit dem Update auf das ifap Praxiscenter 3 (IPC3) kann ich vom alten SimpliMed Praxismanager nicht mehr darauf zugreifen.

Die aktuelle Version von SimpliMed23 unterstützt das IPC3. Das IPC3 wird aber voraussichtlich ab Oktober 2012 nicht mehr in einer kostenlosen Variante angeboten. Aus diesem Grund unterstützen wir im SimpliMed Praxismanager das traditionelle ifap PraxisCenter und im neuen SimpliMed23 das IPC3.

Ketten & Kataloge
Ketten & Kataloge: Alle meine selbst angelegten Gebühreneinträge bzw. Ketten sind weg. Wie kann das passieren?

Wenn im Rahmen eines Datenbankupdates mit dem Datenbanktool von der Standardeinstellung abgewichen und die Option gewählt wird, dass alle Kataloge aktualisiert werden sollen, werden dabei auch die Gebührenkataloge sowie die Gebührenketten aktualisiert. Das bedeutet, dass individuelle Änderungen, die vorher an diesen Katalogen vorgenommen wurden, z.B. eigene Gebührenketten, entfernt und durch die Gebührenketten des Updates ersetzt werden.

Beim Datenbankupdate wird aber vorher immer eine Notfallsicherung der Datenbankdatei erzeugt, so dass auf diese Daten wieder zurückgegriffen werden kann.

Denn mit Hilfe des sog. Datenbanktools können unterschiedliche Aufgaben in Bezug auf die Datenbankdatei bzw. die Notfallsicherung durchgeführt werden. Das Startsymbol für das Datenbanktool befindet sich standardmäßig auf Ihrem Desktop, kann aber auch über das Windows Startmenü in der Programmgruppe: "SimpliMed" aufgerufen werden.

Das Zurückspielen einer Notfallsicherung ersetzt die aktuell verwendete Datenbankdatei allerdings vollständig. Sind in der aktuell verwendeten Datenbankdatei Daten enthalten, wie z.B. Rechnungen, die in der älteren Notfallsicherung nicht enthalten sind, so können diese vorher exportiert und nach dem Zurückspielen der Notfallsicherung wieder importiert werden. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie auch im Kapitel: 8.1.11.1. des Benutzerhandbuchs.

Im unteren linken Bereich des Datenbanktools wird die aktuell von SimpliMed verwendete Datenbankdatei angezeigt. Standardmäßig gibt es immer nur eine Datenbankdatei. Da es in SimpliMed23 aber möglich ist, weitere Datenbankdateien hinzuzufügen, besteht an dieser Stelle ebenfalls die Möglichkeit, eine andere Datenbankdatei zu wählen. Um eine andere Datenbankdatei auszuwählen, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf den Button mit den drei Punkten […] und wählen die gewünschte Datenbankdatei aus.

WICHTIG! Für die Aufgaben des Datenbanktools wird immer die Datenbankdatei verwendet, die unten links angezeigt wird. Soll z.B. ein Datenbankupdate durchgeführt werden, wird die Datenbankdatei aktualisiert, die unten links angezeigt wird. Sind auf dem PC mehrere Instanzen von SimpliMed23 vorhanden oder befindet sich dort zusätzlich eine ältere Version des SimpliMed Praxismanagers, so sind auf dem PC auch mehrere Konfigurationsdateien verfügbar. In der unteren rechten Ecke des Datenbanktools ist es möglich, die Konfigurationsdatei auszuwählen. Je nachdem, welche Konfigurationsdatei hier ausgewählt wurde, wird unten links die Datenbankdatei angezeigt, die in der gewählten Konfigurationsdatei eingetragen ist.

Wählen Sie bitte die Option: "Ich möchte eine Notfallsicherung zurückspielen" und klicken dann auf: "Weiter". Im folgenden Dialog werden Sie dazu aufgefordert, die gewünschte Notfallsicherungsdatei auszuwählen. Standardmäßig wird der Inhalt des Ordners: "Backup" angezeigt. Durch Navigieren im oberen Ordnerbereich ist es aber auch möglich, einen anderen Ordner oder einen externen Datenträger auszuwählen. TIPP: Durch Anklicken des Spaltenkopfes mit der Bezeichnung: "Änderungsdatum" können Sie die Liste der Notfallsicherungsdateien nach ihrem Erstellungsdatum sortieren. Auf diese Weise sehen Sie dann sofort die jüngste und die älteste der Notfallsicherungsdateien. Wählen Sie dann die gewünschte Datei aus und klicken auf die Schaltfläche: "Weiter".

HINWEIS! Sollte eine Notfallsicherung zurückgesichert werden, die nicht zur gleichen Version passt, wie das installierte Programm, ist es erforderlich, nach dem Zurücksichern das Datenbanktool erneut zu starten, um ein Datenbankupdate durchzuführen.

Mitarbeiter
Mitarbeiter: Was hat es mit der Mitarbeiterverwaltung auf sich und warum ist diese so wichtig?

SimpliMed23 verfügt über eine umfangreiche Mitarbeiterverwaltung. Auch wenn keine weiteren Mitarbeiter in der Praxis arbeiten, ist es erforderlich, mind. einen Mitarbeiter anzulegen. Denn jeder Mandant ist gleichzeitig auch ein Mitarbeiter. Das ist deshalb erforderlich, da über die Mitarbeiterverwaltung die Rechte geregelt werden, die der Anwender innerhalb von SimpliMed23 hat. Ohne Mitarbeiter gibt es z.B. keine Berechtigung, Einträge zu löschen usw.

Netzwerk
Netzwerk: Wie richte ich SimpliMed innerhalb eines Netzwerkes ein?

Im Ordner Praxisdaten befinden sich weitere Ordner, die nicht umbenannt, gelöscht oder verschoben werden dürfen. In einer Netzwerkumgebung können diese Ordner zentral auf einen Server abgelegt werden. Bei einem Server kann es sich selbstverständlich auch über einen leistungsstarken PC handeln, an dem ein Mitarbeiter arbeitet. Die zentrale Verfügbarkeit dieses Ordners ist Voraussetzung dafür, dass alle Mitarbeiter mit ihren PCs auf diese Daten zugreifen können. Um dies zu gewährleisten, sollte der Ordner „Praxisdaten“ unverändert mit der vollständigen Struktur seiner Unterordner auf einen Server kopiert und nicht verschoben werden. Dieser Ordner muss dann für alle Benutzer im Windows Freigabecenter freigegeben werden.

Es ist ganz einfach, das SimpliMed-Programm in einer Netzwerkumgebung einzurichten und zu betreiben. Voraussetzung dafür ist, dass alle PCs des lokalen Netzwerkes miteinander verbunden wurden, so dass es grundsätzlich möglich ist, Daten untereinander auszutauschen. Das SimpliMed-Programm muss dazu auf allen PCs des Netzwerkes installiert werden. Einer der PCs im lokalen Netzwerk muss die Rolle des Servers übernehmen. Hier sollte der leistungsstärkste PC verwendet werden mit dem meisten Arbeitsspeicher. Wenn die anderen PCs des Netzwerkes in Betrieb genommen werden, muss dieser Server bereits gestartet worden sein. Achten Sie also darauf, dass dieser immer zuerst eingeschaltet wird. Ansonsten kann es passieren, dass die Verbindung zum Server verlorenen geht und wieder eingerichtet werden muss.

Im Rahmen einer Netzwerkumgebung ist es übrigens sinnvoll, alle Formulare zentral auf einem Server zu verwalten. Dazu können die im Ordner „Formulare“ gespeicherten Dateien in einen zentralen Ordner des Servers kopiert werden. Es ist auch möglich, den Ordner: „Formulare“ komplett auf den Server zu kopieren (nicht verschieben). Wurde dieses durchgeführt, ist es erforderlich, dem SimpliMed-Programm mitzuteilen, wo sich die Formulare jetzt befinden. Klicken Sie dazu einmal mit der linken Maustaste auf die Markierung, die sich rechts neben der Schaltfläche: „Zuordnungen“ befindet und wählen hier die Funktion: „Gesamtzuordnung“. Sie werden nun aufgefordert, den Ordner anzugeben, in dem sich die zentral verwalteten Formulare befinden. Markieren Sie den gewünschten Ordner und klicken dann auf die Schaltfläche: „OK“, damit alle Formulareinstellungen auf diesen neuen Ordner verwiesen werden.

SQL-Server: Wie richte ich einen eigenen SQL Server ein?

Es ist ganz einfach, SimpliMed23 in einer Netzwerkumgebung einzurichten und zu betreiben. Voraussetzung dafür ist, dass alle PCs des lokalen Netzwerkes miteinander verbunden wurden, so dass es grundsätzlich möglich ist, Daten untereinander auszutauschen. SimpliMed23 muss dazu auf allen PCs des Netzwerkes installiert werden. Im Kapitel 15.6 des Benutzerhandbuchs, welches Sie auf unserer Website und auf der CD-ROM finden, wird die Einrichtung beschrieben.

Verwenden Sie das ifap Praxiscenter, so finden Sie auf der Installations-CD des Praxiscenters ebenfalls eine Anleitung zur Installation des IPC3 als Server oder Client.

Verwenden Sie im Rahmen von SimpliMed23 den Microsoft SQL Server, sind folgende Schritte erforderlich, um Ihre konventionelle SimpliMed Datenbankdatei in eine SQL Server Datenbank zu konvertieren:

1. Wenn Sie noch keine SQL Server Instanz auf Ihrem Server installiert haben, können Sie sich diese kostenlos im Microsoft Downloadbereich herunterladen. Da es unterschiedliche Seiten gibt, auf denen der SQL Server heruntergeladen werden kann, geben Sie am besten in einer Suchmaschine folgendes ein: „Microsoft SQL Server 2008 R2 Express advanted deutsch“ Es ist wichtig, die aktuellste Version des SQL Servers in der deutschen advanted Ausführung herunterzuladen, da diese über alle Werkzeuge verfügt, die Sie benötigen, um die Datenbank zu verwalten.

2. Bei der Installation des SQL Servers sollte darauf geachtet werden, dass dem SQL Server ein sog. Instanz-Name zugeordnet wird. Auf diese Weise kann der SQL Server in einer Netzwerkumgebung besser gefunden werden. Standardmäßig lautet der Instanz-Name "SQLExpress". Im Rahmen der Installation sollten Sie aber aus Gründen der Datensicherheit einen anderen Namen wählen. Beachten Sie, dass hier keine Leer- und Sonderzeichen verwendet werden dürfen.

Bei der Installation sollten Sie sich darüber hinaus für die Option: „Sicherheit durch SQL Server“ oder „Gemischter Modus“ entscheiden und nicht für die Option: „Sicherheit auf Betriebssystem Ebene“. Dieses hat den Vorteil, dass nur diejenigen auf die Daten des SQL Servers zugreifen können, die über den Benutzernamen und das Passwort verfügen. Wenn Sie diese Option wählen, werden Sie auch aufgefordert, ein Passwort für das Systemadministrator Konto festzulegen. Notieren Sie sich dieses Passwort.

3. Nachdem die Installation des SQL Servers abgeschlossen ist, müssen Sie ggf. noch einige Konfigurationen am Server durchführen. Mit Hilfe des „SQL Server Configuration Manager“ müssen Sie im Abschnitt: „SQL-Server Netzwerkkonfiguration“ das Protokoll: „TCP/IP“ so einstellen, dass es automatisch beim Starten des Servers aktiviert wird. Wenn Sie das TCP/IP Protokoll doppelklicken, sollten Sie überall die Portadresse: „1433“ eintragen, so dass diese für das TCP/IP Protokoll verwendet wird.

4. Die Firewall des Servers sollte ebenfalls konfiguriert werden, so dass eingehende und ausgehende Verbindungen zum SQL Server über das Netzwerk möglich sind. Konfigurieren Sie hier Freigaben für ein- und ausgehend Regeln. Erlauben Sie Kommunikation auf dem Ports: „1433 TCP“ und: „1434 UDP“. Manchmal ist es darüber hinaus erforderlich, die „SQLSVR.EXE“ als Programm Ausnahme in die Firewall einzutragen.

Haben Sie bereits Patientendaten oder Abrechnungen in SimpliMed23 erfasst, so ist es erforderlich, die bestehende Datenbankdatei in eine SQL Server Datenbank zu wandeln. Die Umwandlung Ihrer konventionellen SimpliMed Datenbankdatei wird auf unseren PCs durchgeführt. Dazu ist es notwendig, Ihre SimpliMed Datenbankdatei an uns zu übertragen.

Bei SimpliMed23 ist es mit Hilfe des Datenbanktools möglich, die aktuell verwendete Datenbankdatei verschlüsselt und passwortgesichert auf unseren FTP Server hochzuladen. Nutzen Sie bitte diese Option, damit wir uns die Datenbankdatei konvertieren können. Sobald diese bei uns eingetroffen ist, werden wir automatisch informiert und konvertieren die Datenbankdatei.

Sollten Sie dagegen noch keine Patientendaten oder Abrechnungen in SimpliMed23 eingetragen haben, so stellen wir Ihnen eine neue, leere SQL Server Datenbank zur Verfügung.


1. Wenn sich die neue SQL Server Datenbankdatei auf Ihrem PC befindet, starten Sie den „Microsoft Enterprise Manager“ bzw. den „SQL Server Management Studio Express“. Mit Hilfe dieser Programme ist es möglich, eine SQL Server Datenbankdatei im SQL Server bereitzustellen. Achten Sie darauf, dass dort noch keine Datenbank mit der Bezeichnung SimpliMed existiert. Ansonsten müssen Sie später im Optionsdialog des SimpliMed Praxismanagers den Namen der SQL Server Datenbank ändern.

2. Legen Sie eine neue Datenbank mit der Bezeichnung SimpliMed an und führen die Funktion: „Tasks \ Wiederherstellen“ aus. Wählen Sie hier die von uns umgewandelte Datenbankdatei, die standardmäßig die Bezeichnung: „SimpliMed.bak“, hat.

3. Es ist übrigens nicht notwendig, Benutzer im SQL Server anzulegen. Denn es können alle Clients über das Konto „sa“ und dem dazugehörigen Administrator-Kennwort auf den SQL Server zugreifen. Möchten Sie dennoch einen oder mehrere Benutzer anlegen, sollten Sie darauf achten, dass diese oder dieser Benutzer alle notwendigen Rechte und Rollen für die SimpliMed Datenbank erhält. Auch wenn mehrere Anwender von unterschiedlichen PCs auf den SQL Server zugreifen, reicht es aus, nur einen Standardbenutzer anzulegen. Achten Sie darauf, dass ein korrektes Passwort für diesen Benutzer vergeben wird.


Gehen Sie danach bitte folgendermaßen vor, um SimpliMed für den SQL Server zu konfigurieren:

1. Testen Sie zunächst unabhängig vom SimpliMed Programm, also ohne dieses zu starten, ob der SQL Server von andren PCs bzw. Clients erreichbar ist. Legen Sie dazu auf dem Desktop eines Client-PC eine Datei mit der Bezeichnung: „Test.udl“ an.

2. Doppelklicken Sie diese Datei nun und stellen alle notwendigen Optionen ein, um auf den SQL Server zugreifen zu können. Als Provider sollten Sie hier: „Microsoft OLE DB for SQL Server“ wählen.

3. Sind alle Einstellungen in Ordnung und kann eine Verbindung zum SQL Server hergestellt werden, können diese Einstellungen auch für SimpliMed verwendet werden.

4. Starten Sie nun das SimpliMed Programm.

5. Klicken Sie bitte einmal mit der linken Maustaste auf: „Einstellungen“.

6. Erweitern Sie den Abschnitt: „Datenbankeinstellungen“.

7. Tragen Sie unter: „SQL-Server Benutzername“ den Benutzer ein, dem Sie im SQL Server die Rechte für die SimpliMed Datenbank zugeteilt haben. Achten Sie auf korrekte Groß- und Kleinschreibung. Standardmäßig wird hier der Name: „sa“ eingetragen.

8. Tragen Sie unter: „SQL Server Benutzerpasswort“ das korrekte Passwort ein, welches diesem Benutzer bzw. dem Administrator zugeordnet wurde. Achten Sie auch hier auf korrekte Groß- und Kleinschreibung.

9. Stellen Sie bei: „SQL-Server Name“ den Namen der SQL Server Instanz ein. Diese setzt sich in der Regel aus der Netzwerkkennung des Server PCs und dem Namen der SQL Server Instanz zusammen. Wenn der PC, auf dem der SQL Server installiert ist, z.B. die Netzwerkkennung: „SERVER01“ und die SQL Server Instanz den Namen: „MOND“ hat, müssen Sie hier: „SERVER01\MOND“ eintragen.

10. Tragen Sie bei: „SQL-Server Datenbank“ den Namen der Datenbank ein, den die SimpliMed Datenbank in Ihrem SQL Server besitzt. Dieses ist in der Regel der Name: „SimpliMed“.

11. Wählen Sie bei: „SQL-Server Verbindungstyp“ den Eintrag: „Benutzerrechte“.

12. Wählen Sie bei: „Datenbanktyp“ den Eintrag: „SQL Server OLEDB“ aus.

13. Wurden alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche: „Speichern“, damit die Einstellungen wirksam werden.

Wurde SimpliMed neu gestartet, sollten nun die Daten des SQL Servers sichtbar sein. Sie erkennen dies daran, dass in der Titelzeile des SimpliMed Programms nicht mehr der Pfad und der Dateiname der konventionellen Datenbankdatei, sondern der Name des SQL Server zu lesen ist. mehr...

Programmstart
Programmstart: Mein Programm startet nicht mehr, was kann ich machen?

Mit der folgenden Funktion können Sie die Einstellungen auf die Grundwerte zurücksetzen. Das Zurücksetzen der Einstellungen hat keine Auswirkungen auf Ihre gespeicherten Patientendaten.

Verwenden Sie SimpliMed23, wechseln Sie bitte in das Modul Adressenverwaltung. Klicken Sie dort oben rechts auf den Menüpunkt: "Ansicht" und wählen die Funktion: "Zurücksetzen"

Verwenden Sie den SimpliMed Praxismanager, klicken Sie einmal oben links auf den Menüpunkt: "Hilfe" und wählen die Funktion: "Zurücksetzen".

Bestätigen Sie mit Ja und starten SimpliMed danach einmal neu. Beim Neustart werden alle Einstellungen mit deren Grundwerten in der Konfigurationsdatei neu angelegt.

Sollte sich das SimpliMed Programm nicht starten lassen, öffnen Sie bitte das Programm "Datenbanktool", um die Einstellungen damit zurückzusetzen. Das Programm Datenbanktool befindet sich auf Ihrem Desktop. Sollte es von dort entfernt worden sein, starten Sie es bitte über das Windows Startmenü: Start \ Alle Programme \ SimpliMed \ Datenbanktool.

Wurde das Datenbanktool gestartet, stellen Sie zunächst im Auswahlfeld unten rechts ein, ob die Einstellungen für SimpliMed23 oder für den SimpliMed Praxismanager zurückgesetzt werden sollen. Klicken Sie dann auf Weiter.

WICHTIG! Starten Sie dann das SimpliMed Programm, indem Sie das Startsymbol mit der rechten Maustaste anklicken und die Funktion: "Als Administrator" ausführen wählen.

Rechnungen
Rechnungsnummern: Ich habe Sprünge bei den Rechnungsnummern bzw. doppelte Rechnungsnummern. Wie kann das sein?

Sollte es beim Hinzufügen neuer Rechnungen in SimpliMed bei der automatischen Vergabe von Rechnungsnummern zu einem Sprung in der Rechnungsnummer kommen, müssen folgende Punkte überprüft und ggf. korrigiert werden.

Im SimpliMed Optionsdialog finden Sie im Abschnitt: „Rechnungen“ die Option: „Neustart der Rechnungsnummer an Jahresanfang“. Diese Option ist standardmäßig nicht aktiviert. Wird diese Option aktiviert ist beim Jahreswechsel darauf zu achten, dass Rechnungen, die im alten Kalenderjahr angelegt wurden auch im alten Kalenderjahr abgeschlossen werden.

Wird eine solche Rechnung erst im neuen Kalenderjahr abgeschlossen, erhält diese, soweit im Rechnungsdruck-Assistenten keine abweichenden Einstellungen vorgenommen wurden, das Rechnungsdatum des neuen Kalenderjahres. Das bedeutet wiederum, dass diese Rechnung dann auch bei der automatischen Vergabe von Rechnungsnummern im neuen Kalenderjahr berücksichtigt wird!

Denn bei der automatischen vergabe der Rechnungsnummer kontrolliert SimpliMed, welches die höchste Rechnungsnummer war, die im neuen Kalenderjahr jemals vergeben wurde, damit keine doppelten Rechnungsnummern generiert werden.

Wurden im neuen Kalenderjahr bereist Rechnungen geschrieben und festgestellt, dass es noch eine Rechnung aus dem alten Kalenderjahr gibt, die noch ausgedruckt werden muss und hat diese Rechnung eine höhere Rechnungsnummer als die laufenden Rechnungsnummern das neuen Kalenderjahres, entsteht eine Lücke im Rechnungsnummernkreis.

WICHTIG! Wird z.B. eine Neuinstallation vorgenommen, die Einstellungen auf die Grundwerte zurückgesetzt oder im Rahmen einer Netzwerkumgebung ein weiterer Rechner hinzugefügt, ist darauf zu achten, dass diese Option wieder auf ihren Gewünschten Wert eingestellt wird!

HINWEIS! Beim Anlegen einer neuen Rechnung gibt es die Möglichkeit, die Rechnungsnummer sofort erzeugen zu lassen oder nicht. Diese Option wird durch eine Checkbox auf der ersten Seite des Rechnungsdialoges ein- oder ausgeschaltet. Wurde diese Option ausgeschaltet, wird für die Rechnungsnummer nur ein Bindestrich dargestellt. Erst dann, wenn die Rechnung z.B. beim Drucken abgeschlossen wird, wird dann eine Rechnungsnummer automatisch generiert und zugeordnet.

Es ist zwar möglich, innerhalb eines Kalenderjahres diese Option zu ändern, es ist dann aber zu beachten, dass die Rechnungsnummern dann nicht mehr in einer numerischen Reihenfolge dargestellt werden. Soll diese Option also gewechselt werden, sollten vorher alle nicht abgeschlossenen Rechnungen z.B. durch anzeigen der Druckvorschau abgeschlossen werden.

HINWEIS! Greifen mehrere PCs z.B. innerhalb eines Netzwerkes auf dieselbe Datenbankdatei zu, muss in diesem Fall darauf geachtet werden, dass an allen PCs dieselben Optionen eingestellt sind.

Eine schnelle Übersicht aller Rechnungen erhält der Anwender in der Finanzverwaltung im Modul Rechnungen. Denn hier werden alle Rechnungen des laufenden Kalenderjahres dargestellt. Durch klicken auf den Spaltenkopf der Rechnungsnummernspalte kann die Sortierreihgenfolge geändert werden. Ist sichergestellt, dass die Rechnungsnummer am Jahresanfang mit 1 beginnt (siehe Optionsdialog) ist es nicht erforderlich, die Rechnungen älterer Kalenderjahre zu überprüfen. Ist diese Option ausgeschaltet, muss oben in der Symbolleiste das Kalenderjahr gewechselt werden, damit die Rechnungsnummern der Rechnungen aus den vergangenen Kalenderjahren geprüft werden können.

MediServ: Der Export zu MediServ klappt nicht oder nicht mehr?

Mit dem MediServ Programm ist es möglich Rechnungen, die aus SimpliMed exportiert wurden, via Internet an die Abrechnungsgesellschaft MediServ zu übertragen. Sollte es hier zu Störungen kommen, sind die folgenden Punkte zu überprüfen:

1. Wurde die MediServ Schnittstelle in SimpliMed überhaupt freigeschaltet? Wurde die MediServ Schnittstelle nicht freigeschaltet ist es nicht möglich, Rechnungen im MAD oder PAD Format zu exportieren. Beim Versuch im Rechnungsexportdialog auf die Schaltfläche: „Weiter“ zu klicken geschieht nichts bzw. es wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Die MediServ Schnittstelle (MAD/PAD Schnittstelle) muss dann noch per Email lizenziert werden.


2. Die MAD Datei wird in einen falschen Ordner exportiert. Standardmäßig versucht das MediServ Programm die aus SimpliMed exportierten Rechnungen im Ordner: „C:\Programme\MediServ\Abrech\“ zu finden.

Auf welchen Ordner das MediServ Programm versucht zuzugreifen können Sie kontrollieren, indem Sie dieses starten und einmal mit der linken Maustaste oben links auf den Button klicken. Wählen Sie im folgenden Menü die Funktion: „Optionen“. Dort können Sie den Ordner sehen oder verändern. SimpliMed wiederum exportiert seine Rechnungen standardmäßig in den Ordner: „…\Praxisdaten\Export\“.

Klicken Sie also einmal mit der linken Maustaste auf Einstellungen, um den Optionsdialog aufzurufen. Erweitern Sie den Abschnitt: „Pfadangaben“. Klicken Sie hier einmal mit der linken Maustaste auf den Button […] rechts am Ende der Zeile: „Exportordner“. Stellen Sie hier den Ordner: „c:\Programme\MediServ\Abrech\“ ein. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche: „Speichern“ und starten SimpliMed neu. Jetzt müssen Sie die Rechnungen noch einmal neu exportieren.


3. Es wurde noch keine MediServ Kundennummer hinterlegt. Als Kunde der Firma MediServ erhalten Sie eine mehrstellige Kundennummer. Um diese in SimpliMed23 einzutragen klicken Sie einmal oben links auf den Systembutton und wählen die Funktion: „Benutzerdaten“. SimpliMed23 wechselt daraufhin in die Adressenverwaltung \ Mandatenverwaltung. Doppelklicken Sie bitte hier den Mandaten, um die Mandanteneingabedialog zu öffnen.

Tragen Sie dann in das Feld unten links die MediServ Kundennummer ein. Haben Sie in der Vergangenheit bereits Rechnungen zu MediServ übertragen, so tragen Sie in das Feld: „Stapelnummer“ die Anzahl der Stapel ein, die von MediServ bereits verarbeitet wurden. Wurden noch nie eine Rechnungsdatei zu MediServ übertragen, kann der Inhalt dieses Feldes auf 1 gestellt werden. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche: „Speichern“.

Sind in Ihrem System mehrere Mandanten vorhanden, so sollte dieser Vorgang auch für die anderen Mandanten wiederholt werden. Dabei ist es selbstverständlich auch möglich, für jeden Mandanten eine separate MediServ Kundennummer einzutragen. Jetzt müssen Sie die Rechnungen noch einmal neu exportieren.

Offene Posten: Es werden keine offenen Posten mehr erzeugt!

Wenn einer Rechnung das Zahlungsziel 14-Tage oder 30-Tage zugeordnet und diese Rechnung abgeschlossen wird, wird automatisch ein sog. Offener Posten generiert. Ein offener Posten ist ein Eintrag im Mahnwesen, aus dem ersichtlich wird, ob ein Patient seine Rechnung bereits bezahlt hat oder nicht.

Um eine Rechnung abzuschließen müssen Sie darauf achten, dass im Druckdialog die Option Rechnung endgültig abschließen markiert ist. Nur dann kann auch einer offener Posten erzeugt werden. Kontrollieren Sie also immer zuerst, ob die Rechnung korrekt abgeschlossen wurde, wenn kein offener Posten erzeugt wurde.

Wenn in einer Rechnung eine Bar- oder Akontozahlung eingetragen wurde, wird automatisch eine Buchung im Kassenbuch über diesen Akontobetrag vorgenommen. Der Rechnungsbetrag wird um den Akontobetrag gekürzt und der offene Posten entsprechend angepasst. Ist die Bar- oder Akontozahlung genau so hoch wie der Rechnungsbetrag, wird gar kein offener Posten angelegt, sondern nur eine Buchung im Kassenbuch, da Sie den Betrag ja bereits erhalten haben.

Es wird ebenfalls kein offener Posten erzeugt, wenn der Rechnung zum Beispiel das Zahlungsziel "Lastschriftverfahren" oder "Betrag dankend Erhalten" zugeordnet wurde. Diese Zahlungsziele können keine offenen Posten erzeugen. Klicken Sie bitte einmal mit der linken Maustaste auf Rechnung Bearbeiten, um dieses zu kontrollieren. Ändern Sie hier gegebenenfalls das Zahlungsziel und schließen die Rechnung erneut ab, damit ein offener Posten erzeugt werden kann.

All Zahlungsziele können unter Einstellungen \ Systemtabellen \ Zahlungsziele angepasst werden. Öffnen Sie also einmal den Optionsdialog und kontrollieren diese Einträge. Bei Zahlungszielen, die am Ende der Zeile mit einem Häkchen gekennzeichnet sind, wird ein offener Posten erzeugt, wenn die Rechnung abgeschlossen wird. Sollte hier zum Beispiel bei dem Zahlungsziel 14-Tage kein Häkchen vorhanden sein, kann auch kein offener Posten erzeugt werden. Sie müssen dann durch anklicken den Haken setzen und dann auf Speichern klicken.

Wurden alle beschriebenen Möglichkeiten ausgeschlossen, so Klicken Sie bitte einmal mit der rechten Maustaste auf die Rechnung und wählen die Funktion Rechnung öffnen. Markieren Sie im folgenden Dialog die Option Rechnung Schließen und klicken auf Weiter. Es wird dann eine Meldung eingeblendet, dass ein offener Posten erzeugt wurde und Sie können diesen im Mahnwesen ausgleichen.

Selbstzahler: Wie rechne ich Selbstzahler ab?

Das Abweichen vom Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) bzw. der Gebührenordnung für Ärzte (GoÄ) ist dem Heilpraktiker grundsätzlich gestattet, kann aber bestimmte Nachteile mit sich bringen.

Denn mittlerweile hat das GebüH in der Rechtsprechung den Staus einer allgemein gültigen Taxe erlangt. In der Praxis bedeutet es, dass, wenn von dieser Taxe abgewichen wird, der Therapeut im Rahmen einer juristischen Auseinandersetzung den Beweis zu erbringen hat, dass die durchgeführte Abrechnung dem Standard entspricht bzw. die dort verwendeten Preise den Preisen entsprechen, die alle anderen Heilpraktiker im Umfeld der Praxis auch anwenden. Die Umkehr der Beweislast kommt auch dann zum Tragen, wenn eine individuelle Einverständniserklärung bzw. ein Honorarvertrag mit dem Patienten vereinbart wurde.

Darüber hinaus analysieren viele Finanzämter im Rahmen einer Steueraußenprüfung den Charakter einer Heilpraktiker-Praxis. Wird hier nicht nach dem Gebührenverzeichnis abgerechnet und z.B. Festbeträge vereinbart und in eigenen Preislisten veröffentlicht, stellt dieses eine "Gewerbehandlung" dar, bei der für die erbrachten Leistungen Umsatz- und gegebenenfalls Gewerbesteuer berechnet bzw. nachverlangt werden kann.

Aus diesem Grund empfehlen wir, z.B. auch Selbstzahler nach dem GebüH abzurechnen und keine pauschalisierten bzw. willkürlich kalkulierten Preise abzurechnen.

Seriennummer
Seriennummer: Wie führe ich die Lizenzierung durch bzw. trage eine Seriennummer ein?

SimpliMed23 wird im unlizenzierten Zustand ausgeliefert. Dies gilt sowohl für die CD-ROM- als auch für die Internetinstallation. Nach der Installation befindet sich das Produkt im Zustand einer Testversion. Dies hat lediglich die Einschränkung, dass sich auf dem Rechnungsausdruck ein entsprechender Hinweis: "Testversion" befindet. Um die Produkte erfolgreich freizuschalten, ist es erforderlich, eine passende Seriennummer einzutragen.

1. Starten Sie dazu SimpliMed23.
2. Klicken Sie dann einmal mit der linken Maustaste oben links auf die Systemschaltfläche und wählen: "Lizenzierung".
3. Dort wird eine achtstellige Nummer in einem grünen Feld angezeigt.
4. Diesen Lizenzierungsschlüssel müssen Sie uns unter der Emailadresse: "shop@simplimed.de" oder der Faxnummer: +49 (2293) 9086034 übermitteln.
5. Sie erhalten dann umgehend die nur zu diesem Lizenzierungsschlüssel passende Seriennummer.

Verwenden Sie den älteren SimpliMed Praxismanager gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Starten Sie dazu den SimpliMed Praxismanager.
2. Klicken Sie dann einmal mit der linken Maustaste oben auf den Menüpunkt Hilfe (bzw. System) und wählen Lizenzierung.
3. Dort wird Ihnen eine achtstellige Nummer in einem grünen Feld angezeigt.
4. Diesen Lizenzierungsschlüssel müssen Sie uns unter der Emailadresse info@simplimed.de oder der Faxnummer 02293 / 9086034 mitteilen.
5. Sie erhalten dann umgehend die nur zu diesem Lizenzierungsschlüssel passende Seriennummer.

WICHTIG! Jeder PC erzeugt einen anderen Lizenzierungsschlüssel, auf den auch immer nur eine Seriennummer passt. Sie können also nicht mehrere PCs mit derselben Seriennummer freischalten. Auch wenn die Festplatte formatiert und das Programm neu aufgespielt wird, ist eine neue Lizenzierung vorzunehmen, da dabei auch ein neuer Lizenzierungsschlüssel erzeugt wird. Die Seriennummer wird in der Datei "Lizenzierung.ini" gespeichert, welche im Ordner "Praxisdaten" abgelegt wird.

Seriennummer: Die Lizenzierung hat nicht funktioniert, warum nicht?

Wenn nach dem Eintrag der Seriennummer in den Lizenzierungsdialog die Meldung erscheint, dass die eingegebene Seriennummer nicht richtig ist, kann dies zwei Ursachen haben. Sie haben bei der Eingabe evtl. eine falsche Nummer angegeben. Bei der Eingabe wird häufig die Taste 0 mit der Taste o verwechselt. In der Seriennummer wird niemals der Buchstabe o verwendet. Kontrollieren und wiederholen Sie daher bitte Ihre Eingabe. Es kann aber auch sein, dass Sie bereits einen falschen Lizenzierungsschlüssel übermittelt haben. Sollte das erneute Eintragen der Seriennummer keinen Erfolg haben, übermitteln Sie den Lizenzierungsschlüssel noch einmal und achten darauf, dass dort ebenfalls kein o, sondern immer eine 0 angegeben wird.

Update
Update: Wie bekomme ich ein Upgrade auf SimpliMed23?

SimpliMed23 bzw. dessen Onlinevariante SimpliMed23-Online ist der Nachfolger des SimpliMed Praxismanagers. Nach etwa zehn Jahren wurde es Zeit, eine umfangreichere Modernisierung vorzunehmen, um den Funktionsumfang erweitern zu können. Denn die Benutzeroberfläche des SimpliMed Praxismanagers lässt aus Platzgründen keine umfangreicheren Erweiterungen zu. Der SimpliMed Praxismanager wird aber dennoch weiter gepflegt und dessen Updates selbstverständlich kostenlos zur Verfügung gestellt.

SimpliMed23 bzw. SimpliMed23-Online beinhalten z.B. eine eigene Textverarbeitung, mit der es möglich ist, automatisierte Befundberichte, Arztbriefe oder Versicherungsschreiben anzufertigen. Darüber hinaus gibt es u. A. einen elektronischen Anamnesebogen, mit dessen Hilfe wichtige Informationen des Patienten erfasst werden können. Im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflicht stellt dieses einen wichtigen Punkt dar. Für Anwender, die den SimpliMed Praxismanager nach dem 31.12.2010 erworben haben, ist das Upgrade kostenlos. Eine detaillierte Anleitung zum SimpliMed23 Upgrade erhalten Sie hier:

http://abrechnungsprofi.de/software/Update.pdf

Update: Nach einem Update sind meine Daten nicht mehr da!

Es kann sein, dass in der SimpliMed Konfigurationsdatei auf einen Datenbankdatei verweisen wird, die es an dieser Stelle nicht gibt oder einen anderen Dateinamen hat. Daher ist es in diesem Falle ratsam, die Einstellungen auf die Grundwerte zurückzustellen. Das Zurücksetzen der Einstellungen hat keine Auswirkungen auf Ihre gespeicherten Patientendaten.

Verwenden Sie SimpliMed23, wechseln Sie bitte in das Modul Adressenverwaltung. Klicken Sie dort oben rechts auf den Menüpunkt: "Ansicht" und wählen die Funktion: "Zurücksetzen"

Verwenden Sie den SimpliMed Praxismanager, klicken Sie einmal oben links auf den Menüpunkt: "Hilfe" und wählen die Funktion: "Zurücksetzen".

Bestätigen Sie mit Ja und starten SimpliMed danach einmal neu. Beim Neustart werden alle Einstellungen mit deren Grundwerten in der Konfigurationsdatei neu angelegt.

Sollte sich das SimpliMed Programm nicht starten lassen, öffnen Sie bitte das Programm "Datenbanktool", um die Einstellungen damit zurückzusetzen. Das Programm Datenbanktool befindet sich auf Ihrem Desktop. Sollte es von dort entfernt worden sein, starten Sie es bitte über das Windows Startmenü: Start \ Alle Programme \ SimpliMed \ Datenbanktool.

Wurde das Datenbanktool gestartet, stellen Sie zunächst im Auswahlfeld unten rechts ein, ob die Einstellungen für SimpliMed23 oder für den SimpliMed Praxismanager zurückgesetzt werden sollen. Klicken Sie dann auf Weiter.

WICHTIG! Starten Sie dann das SimpliMed Programm, indem Sie das Startsymbol mit der rechten Maustaste anklicken und die Funktion: "Als Administrator" ausführen wählen.

Wenn Sie das SimpliMed Programm nun starten kann es sein, dass Sie eine Meldung erhalten, dass die momentan verwendete Datenbankdatei erst an das aktuelle Programmrelease angepasst werden musst. Denn Immer dann, wenn eine neue Programmversion von SimpliMed eingespielt bzw. ein Programmupdate durchgeführt wird, muss die verwendete Datenbankdatei an die aktuelle Programmversion angepasst werden.

Starten Sie dazu das Datenbanktool und wählen die entsprechende Option. Klicken Sie dann auf: „Weiter“. Im folgenden Dialog können Sie zusätzlich wählen, ob Ihre Kataloge im Rahmen des Datenbankupdates aktualisiert werden sollen oder nicht. Wenn die Kataloge aktualisiert werden sollen, wird Ihnen an dieser Stelle angeboten, auszuwählen, welche Kataloge aktualisiert werden sollen.

WICHTIG! Wenn Sie durch das Datenbankupdate die Gebührenkataloge oder alle Kataloge aktualisieren lassen, werden alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen an diesen Katalogen überschrieben. Dies gilt auch für die Gebührenketten. Wenn Sie das nicht möchten, führen Sie das Datenbankupdate durch, ohne die Kataloge zu aktualisieren. Wählen Sie also die Option: „Es sollen keine Kataloge und Ketten aktualisiert werden“.

Es ist möglich, einzelne Kataloge zu einem späteren Zeitpunkt separat zu importieren. Denn bei der Installation eines Updates werden im Ordner: „…\Praxisdaten \ Kataloge\“ die jeweils neusten Kataloge im XML-Format abgelegt. Im Abschnitt über die Katalogverwaltung können Sie detailliert nachlesen, wie diese Kataloge importiert werden können, sollte dieses erforderlich sein.

Haben Sie die gewünschten Einstellungen getroffen, klicken Sie auf: „Weiter“, um die Datenbankdatei zu aktualisieren. Vor der Aktualisierung der Datenbankdatei wird eine Sicherungskopie im Ordner Backup angelegt, die im Notfall wieder zurückgesichert werden kann.

Starten Sie nun das SimpliMed Programm und kontrollieren, ob Sie nun die richtige Datenbankdatei geöffnet haben. Sollte nicht die richtige Datenbankdatei geöffnet sein, wählen Sie im SimpliMed Programm die Funktion: „Datenbankdatei Öffnen“ und wählen die richtige Datenbankdatei aus. Sollten mehrere Datenbankdateien zur Auswahl stehen, wiederholen Sie diesen Schritt solange, bis Sie die richtige Datenbankdatei gefunden haben.

HINWEIS! Auch hier kenn es wieder vorkommen, dass Sie eine Meldung erhalten, dass die geöffnete Datenbankdatei an das aktuelle Programmrelease angepasst werden muss. Passen Sie dann die Datenbankdatei auch wieder mit dem Datenbanktool an.


Ist es nicht möglich, durch die Öffnen Funktion, die richtige Datenbankdatei zu finden, ist es erforderlich, die letzte Notfallsicherung zurückzuspielen.

WICHTIG! Das Zurückspielen einer Notfallsicherung ersetzt die aktuell verwendete Datenbankdatei vollständig. Sind in der aktuell verwendeten Datenbankdatei Daten enthalten, wie z.B. Rechnungen, die in der älteren Notfallsicherung nicht enthalten sind, so können diese vorher exportiert und nach dem Zurückspielen der Notfallsicherung wieder importiert werden. Eine detaillierte Anleitung finden Sie auch im Kapitel: 8.1.11.1.

Klicken Sie nun auf: „Weiter“. Im folgenden Dialog werden Sie dazu aufgefordert, die gewünschte Notfallsicherungsdatei auszuwählen. Standardmäßig wird der Inhalt des Ordners: „Backup“ angezeigt. Durch Navigieren im oberen Ordnerbereich ist es aber auch möglich, einen anderen Ordner oder einen externen Datenträger auszuwählen. TIPP: Durch Anklicken des Spaltenkopfes mit der Bezeichnung: „Änderungsdatum“ können Sie die Liste der Notfallsicherungsdateien nach ihrem Erstellungsdatum sortieren. Auf diese Weise sehen Sie dann sofort die jüngste und die älteste der Notfallsicherungsdateien. Wählen Sie dann die gewünschte Datei aus und klicken auf die Schaltfläche: „Weiter“.

HINWEIS! Sollte eine Notfallsicherung zurückgesichert werden, die nicht zur gleichen Version passt, wie das installierte Programm, ist es erforderlich, nach dem Zurücksichern das Datenbanktool erneut zu starten, um ein Datenbankupdate durchzuführen.

Update: Wie führe ich ein Datenbankupdate mit dem Datenbanktool durch?

Immer dann, wenn eine neue Programmversion von SimpliMed23 eingespielt bzw. ein Programmupdate durchgeführt wird, muss die verwendete Datenbankdatei an die aktuelle Programmversion angepasst werden. Wählen Sie dazu im Datenbanktool die entsprechende Option und klicken auf: „Weiter“. Im folgenden Dialog können Sie zusätzlich wählen, ob Ihre Kataloge im Rahmen des Datenbankupdates aktualisiert werden sollen oder nicht. Wenn die Kataloge aktualisiert werden sollen, wird Ihnen an dieser Stelle angeboten, auszuwählen, welche Kataloge aktualisiert werden sollen.

WICHTIG! Wenn Sie durch das Datenbankupdate die Gebührenkataloge oder alle Kataloge aktualisieren lassen, werden alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen an diesen Katalogen überschrieben. Dies gilt auch für die Gebührenketten. Wenn Sie das nicht möchten, führen Sie das Datenbankupdate durch, ohne die Kataloge zu aktualisieren. Wählen Sie also die Option: „Es sollen keine Kataloge und Ketten aktualisiert werden“.

Es ist möglich, einzelne Kataloge zu einem späteren Zeitpunkt separat zu importieren. Denn bei der Installation eines Updates werden im Ordner: „…\Praxisdaten \ Kataloge\“ die jeweils neusten Kataloge im XML-Format abgelegt. Im Abschnitt über die Katalogverwaltung können Sie detailliert nachlesen, wie diese Kataloge importiert werden können, sollte dieses erforderlich sein.

Haben Sie die gewünschten Einstellungen getroffen, klicken Sie auf: „Weiter“, um die Datenbankdatei zu aktualisieren. Vor der Aktualisierung der Datenbankdatei wird eine Sicherungskopie im Ordner Backup angelegt, die im Notfall wieder zurückgesichert werden kann.